La democratizzazione dei dati è iper-vantata?

La democratizzazione dei dati è sopravvalutata?

Come le organizzazioni possono prepararsi per gli ostacoli e i fattori di successo sulla strada verso una cultura dati democratica

La democratizzazione dei dati è attualmente una delle idee principali quando si discute dell’uso più efficace dei dati aziendali. Tuttavia, la democratizzazione dei dati, o meglio la mancanza di essa, è anche indicata come una delle principali sfide per ottenere maggior valore dall’uso dei dati nelle organizzazioni degli Stati Uniti e dell’Europa.

È quindi il momento di chiedersi se abbiamo seguito la strada sbagliata. È giustificato l’hype per la democratizzazione dei dati? Per rispondere a queste domande, dobbiamo analizzare gli ostacoli che le imprese e le altre organizzazioni affrontano nel tentativo di democratizzare i dati e quali fattori di successo per la democratizzazione devono essere affrontati.

Definizione della democratizzazione dei dati

Come accade per molti concetti relativamente nuovi, la definizione della democratizzazione dei dati non si è ancora stabilizzata e può essere compresa leggermente in modo diverso da vari utenti del termine. Spesso, la democratizzazione dei dati sarà definita come consentire agli utenti finali all’interno dell’organizzazione di accedere autonomamente a più dati. Come vedremo, questa definizione generale non è sufficiente per catturare l’essenza della democratizzazione.

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Dare semplicemente ai dipendenti accesso a più dati non li porterà effettivamente a utilizzare di più i dati o a ottenere risultati migliori. La definizione di democratizzazione dei dati deve includere non solo un accesso superficiale ai dati, ma anche l’effettivo e costante potenziamento degli impiegati per l’utilizzo costante dei dati e per migliorare le loro competenze analitiche. Pertanto, il termine “self-service analytics” potrebbe catturare l’essenza di un framework di dati aperti all’interno dell’organizzazione in modo più accurato rispetto a “democratizzazione dei dati”.

Perché la democratizzazione dei dati è importante?

I vantaggi di consentire a un maggior numero di utenti aziendali di accedere a porzioni più ampie di dati organizzativi sono stati riconosciuti in teoria e testati sul campo.

Innanzitutto, la democratizzazione dei dati porta a un uso più efficace del tempo e delle risorse. I data scientist cittadini, definiti come esperti del settore capaci di utilizzare e manipolare proficientemente i dati, sono fondamentali per un’azienda per raggiungere tale efficienza.

Da un lato, i data scientist cittadini sottraggono ai professionisti del settore le noiose attività di gestione dei dati, consentendo a questi ultimi di concentrarsi su mansioni di livello superiore. Dall’altro, gli esperti del settore possono svolgere il proprio lavoro più rapidamente quando, anziché richiedere servizi legati ai dati, possono recuperare e lavorare sui dati da soli.

Inoltre, democratizzare i dati li porta alla luce. In media, a livello globale, oltre il 50% dei dati raccolti durante varie procedure aziendali rimane archiviato e inutilizzato, occupando spazio di archiviazione, aumentando i costi di sicurezza e gestione dei dati e consumando energia elettrica. Fornire un accesso più ampio ai dati aziendali può ridurre significativamente il volume di dati inutilizzati e creare opportunità per estrarre valore da ciò che altrimenti sarebbe solo un peso.

Inoltre, quando più team con diverse competenze sono autorizzati a guardare i dati, si prendono decisioni migliori e più complete. I pregiudizi individuali e le preconcezioni che si formano a causa di determinati background professionali avranno un effetto minore, rendendo il ragionamento basato sui dati più versatile e obiettivo.

Infine, l’accesso ai dati dà potere ai dipendenti e contribuisce a creare un senso di proprietà. Oltre ai benefici diretti di un miglioramento delle competenze e di una maggiore velocità operativa, tale potenziamento aumenta anche il morale dei lavoratori, che acquisiscono una comprensione più profonda del quadro generale e del loro ruolo all’interno di esso.

Ostacoli all’analisi in self-service

Dato che ogni organizzazione assomiglia a una società che sceglie il suo ordine politico, possiamo comprendere meglio le sfide della democratizzazione dei dati e il passaggio all’analisi in self-service confrontandole con quelle che ostacolano la sostenibilità della democrazia negli Stati nazionali.

Disponibilità dei mezzi per un fine

Nella maggior parte delle democrazie, tutti i cittadini hanno il diritto di accedere alle informazioni detenute dagli organi governativi. Tuttavia, senza procedure stabilite, catalogazione comprensibile e infrastruttura digitale, pochi vedranno i documenti conservati in vasti archivi.

Allo stesso modo, concedere l’accesso ai dati a più dipendenti non farà molto per ampliare il numero di utenti dei dati. Creare una vera democrazia dei dati richiede non solo libertà formale, ma anche risorse sostanziali per utilizzare i dati. Questo include fornire ai dipendenti strumenti analitici che consentano loro di lavorare sui dati interni o addirittura di raccogliere informazioni pubblicamente disponibili utili per completare i propri compiti.

Implementare tutto ciò nella vita reale è complicato poiché l’azienda deve trovare o sviluppare una soluzione personalizzata che abbia un’interfaccia SQL per gli utenti esperti di dati e una sorta di funzione “drag and drop” per i principianti. Esistono strumenti del genere, ma richiedono una modellazione dei dati ben documentata. Presso Oxylabs, abbiamo scelto Apache Superset, tuttavia, non esiste una soluzione “one size fits all” e ogni organizzazione deve cercare uno strumento che si adatti meglio alle competenze e alle esigenze dei propri dipendenti.

Questo ci porta alla seconda sfida principale: quella della alfabetizzazione. L’istruzione è cruciale per la democrazia efficace di qualsiasi tipo. Pertanto, dovrebbero essere istituiti adeguati programmi di formazione e opportunità di condivisione di conoscenze pratiche, legali ed etiche correlate ai dati. Senza tutto ciò, c’è il rischio che i dipendenti non riescano a utilizzare i dati aperti o, peggio ancora, interpretino i dati in modo errato, tracciando conclusioni errate.

Sfortunatamente, assicurarsi che tutti conoscano l’ampio contesto dei dati aziendali e utilizzino le stesse definizioni (come ad esempio “utente attivo” o “vendita di un prodotto”) crea moltissimo lavoro aggiuntivo per le squadre di dati: questa è la sfida principale che la democratizzazione dei dati dovrebbe in realtà risolvere.

Responsabilità condivisa

Quando le persone che in passato hanno vissuto sotto una dittatura passano alla democrazia, una delle principali sfide è imparare a assumersi l’individualità responsabilità per il benessere pubblico che deriva dalla libertà e dall’autogoverno.

Nel caso del passaggio alla democrazia dei dati, la stessa sfida si presenta sotto forma di accettazione della protezione dei dati come responsabilità condivisa di ogni dipendente. Quando la gestione e la condivisione dei dati sono esclusivamente competenze di specialisti dell’IT e dei dati, la responsabilità di garantire la qualità, la sicurezza e la conformità di tali procedure ricade nelle loro mani. Questo potrebbe essere preferibile per una parte considerevole della forza lavoro, poiché le nuove forme di responsabilità possono spaventare.

L’obiettivo, quindi, è convincere i dipendenti a non avere paura di utilizzare i dati e a responsabilizzarli nel farlo in modo sicuro e responsabile. La formazione completa in materia di regolamentazione dei dati e sicurezza cibernetica è cruciale per raggiungere questo obiettivo. Airbnb ha fornito un buon esempio creando un’Università interna sui dati per migliorare la competenza dei propri dipendenti; in precedenza, l’azienda aveva aperto l’accesso ai dati interni lanciando uno strumento di esplorazione dei dati chiamato Dataportal.

Netflix e Uber, tra gli altri, utilizzano anche strumenti di analisi self-service che vengono affiancati a una formazione interna sui dati. Per le aziende che decidono di seguire questa strada, il fattore più importante da considerare è se la democratizzazione dei dati dovrebbe coinvolgere tutti i dipendenti allo stesso modo (cosa che raramente accade). Spesso, le organizzazioni traggono beneficio dalla suddivisione dei dipendenti in diversi gruppi di destinatari o persone con diversi diritti di accesso ai dati e ricevono un’educazione personalizzata.

Cambiamento culturale

Nel caso della democrazia, una cultura che favorisce la collaborazione e la decisione decentralizzata è vitale: non sviluppare una cultura adatta può rendere inefficaci le condizioni materiali favorevoli. Anche se tutti gli strumenti necessari sono disponibili e la maggior parte dei dipendenti è pronta ad assumersi le responsabilità sulla sicurezza dei dati, la democratizzazione fallirà senza un cambiamento culturale diffuso nell’organizzazione. Un tale cambiamento è alla base dei seguenti fattori di successo per la democratizzazione dei dati.

• Sostegno della alta direzione. Il fatto che la direzione accetti iniziative di democratizzazione non significa necessariamente che sia pronta a supportarle attivamente. Senza un’adeguata supervisione e un reale interesse da parte della alta direzione, è facile tornare a fare le cose come una volta.
• Avere una visione e un piano ben definiti. Dichiarare la democrazia è una cosa, costruirla è un’altra. Quando non esiste una visione riguardo al ruolo dei dati aperti nell’organizzazione e non c’è un piano d’azione, lo sviluppo della democrazia dei dati raramente va oltre i primi passi.
• Volontà di condividere dati tra team diversi. La democrazia è una società aperta basata sulla fiducia reciproco e sulla collaborazione. Tuttavia, i team all’interno di un’organizzazione potrebbero essere riluttanti a condividere dati con gli altri, vedendo ciò come un fastidioso compito aggiuntivo o addirittura come un’interferenza reciproca.
• Promozione e abilitazione di iniziative legate ai dati. Le iniziative basate sui dati da parte di utenti aziendali non esperti non produrranno necessariamente i risultati desiderati o lo faranno rapidamente. Incoraggiare i lavoratori a continuare a sperimentare richiede la scelta decisa del potenziale di innovazione rispetto alla produttività a breve termine.

Nessuno di questi obiettivi può essere raggiunto in un batter d’occhio. Cambiare la cultura organizzativa è un processo lungo e accidentato, con molte occasioni per scoraggiarsi o farsi avanti.

Conclusion

Come dice la frase fatta famosa da Winston Churchill, la democrazia è la peggiore forma di governo, a eccezione di tutte le altre. Lo stesso vale per la democrazia dei dati.

I tentativi di democratizzare i dati delle organizzazioni sono destinati ad essere difettosi e a incontrare numerosi ostacoli. Tuttavia, è il miglior percorso che conosciamo. Tenere risorse dati in costante crescita chiuse e la maggior parte degli utenti aziendali completamente dipendenti da pochi esperti di dati non rappresenta un’alternativa sostenibile.

L’esaltazione per la democrazia dei dati come soluzione miracolosa ad ogni problema organizzativo svanisce quando si affrontano ostacoli della vita reale. Allora arriva il momento per seri lavori di collaborazione, condivisione trasversale di esperienze e accumulo di conoscenze per sviluppare le condizioni per una gestione più democratica dei dati aziendali.