Stai sprecando tempo con la tua riunione quotidiana di aggiornamento

Stai sprecando tempo con la tua riunione di aggiornamento quotidiana

Diciamo che hai otto persone in una delle tue squadre di ingegneria. La vostra riunione quotidiana richiede 15 minuti al giorno.

Questo significa 75 minuti alla settimana, o circa 3750 minuti a persona. Avete otto persone, quindi sono 30.000 minuti all’anno per il vostro team, o 500 ore.

Ciò equivale a circa 12,5 settimane trascorse in riunioni giornaliere per il vostro team. Se un ingegnere medio guadagna $75.000, allora state spendendo circa $18.000 all’anno per le vostre riunioni quotidiane (senza contare il costo opportunità, che è un argomento a parte).

Ma se le vostre riunioni quotidiane richiedono 30 minuti, vi costano $36.000. E se avete 10 squadre come questa nella vostra azienda, sono $360.000.

Quindi è meglio che facciamo contare le nostre riunioni!

Cinque modi in cui vedo le aziende sprecare tempo nelle riunioni (ce ne sono altri)

La riunione quotidiana è concepita come un controllo di 15 minuti, ma spesso diventa una parata di distrazioni, irrilevanze e inefficienze.

Azienda A

Il team di ingegneria di retroguardia dell’Azienda A si riunisce religiosamente ogni mattina intorno alla loro bacheca di Scrum. La riunione non supera mai i 15 minuti. Ma i loro aggiornamenti sono un loop monotono di “Ho fatto X, oggi farò Y” – una farsa agile senza alcuna allineamento agli obiettivi dello sprint. Gli ingegneri non hanno nemmeno obiettivi dello sprint. Il product manager prioritizza il backlog, ma non ci sono conversazioni a due vie.

Problema 1: Nessun Allineamento con gli Obiettivi dello Sprint

Anedotticamente, un ingegnere di un’azienda FinTech mi ha detto recentemente: “L’allineamento strategico viene da noi. Io mi faccio avanti per chiedere informazioni, ma non tutti lo fanno”.

La mancanza di allineamento con gli obiettivi dello sprint porta a una mancanza di direzione e scopo, facendo sì che i membri del team operino in isolamento anziché come un’unità coesa che lavora verso un obiettivo comune. Questa inefficienza spreca risorse preziose e potrebbe mettere a rischio altre attività critiche per il progetto. Inoltre, influisce sulla soddisfazione degli stakeholder e mette il team fuori sincronia con gli obiettivi strategici più ampi.

La stessa base del framework Scrum è quella di valutare i progressi verso l’obiettivo dello sprint. Le Riunioni Quotidiane sono progettate per gli aggiornamenti sulle attività e come opportunità di adattamento e cambio di rotta per raggiungere quell’obiettivo. Senza questo punto focale, il team perde preziose possibilità di correggere il tiro, erodendo al contempo coesione e motivazione.

Azienda B

L’Azienda B ha un team completamente distribuito, sparpagliato su 9 ore di fusi orari diversi. Ada, dalla Polonia, trova che la riunione in diretta nel pomeriggio la distoglie dalla massima concentrazione. Brent a San Francisco si lamenta di dover accedere in anticipo mentre cerca di gestire i figli che devono ancora essere mandati a scuola. E Clem, a causa delle responsabilità di cura, spesso perde la riunione in diretta e deve recuperare tramite le registrazioni delle riunioni, perdendo spesso l’opportunità di contribuire.

Problema 2: Inefficienze Operative

Ginnastica logistica per le riunioni in diretta spesso significa interferire con la vita personale degli ingegneri o interrompere il loro flusso di lavoro. Conflitti di fuso orario? Verifichiamo. Stato di flusso interrotto? Doppio check. Tutti sono leggermente irritati? Triplo check.

Problema 3: Mancanza di Flessibilità

Un po’ come un formato unico che non si adatta a nessuno. Non adattare il formato delle riunioni alle diverse esigenze e stili di vita porta spesso a insoddisfazione e scarsa adozione. E quando si è in remoto, quella insoddisfazione può silenziosamente trasformarsi in distacco completo.

Azienda C

Per l’Azienda C la “riunione quotidiana” è un’impresa proustiana. Si discutono argomenti complessi ad nauseam, a volte occupando fino a 45-60 minuti al giorno. Oggi, Luis e Zaynab trascorrono 15 minuti smontando un problema, lasciando tutti gli altri a girarsi i pollici o a passare al secondo schermo per fare multitasking. I 15 minuti non sono risultati sufficienti per risolverlo, e hanno deciso di continuare la conversazione in seguito, ma non prima di aver sprecato un totale di 120 minuti lavorativi di tempo di tutte le altre persone. Alcuni membri del team sono introversi, e il contesto non sembra adatto per condividere i loro pensieri. Si stancano delle riunioni insieme all’inevitabile sovraccarico di informazioni.

Problema 4: Ridondanza e Sovraccarico

Quando gli stand-up si trasformano in mini-hackathon o sessioni di risoluzione dei problemi ad hoc, le questioni importanti vengono tralasciate o si trasformano in digressioni che richiedono tempo. Tutti finiamo intrappolati in questo labirinto di discussioni futili, uscendo con stanchezza da riunioni e sovraccarico di informazioni.

Problema 5: Coinvolgimento

A questo punto, le persone sono emotivamente disimpegnate. Quelli più vocali diventano involontari dominatori delle riunioni, mentre gli altri sentono che il loro contributo viene messo da parte. È un terreno fertile per una cultura tossica che genera disimpegno e uccide il morale.

Come gli Stand-up Asincroni (Un po’) Aiutano

Nessuno degli scenari sopra descritti cattura lo spirito inteso di una riunione stand-up, che è quello di semplificare il flusso di lavoro e favorire la coesione tra i membri del team.

È tempo di abbandonare le pratiche che svuotano la produttività dalla nostra giornata lavorativa.

Quindi prendiamo in considerazione gli stand-up asincroni.

Gli orari di lavoro tradizionali non tengono conto del flusso naturale dell’energia umana, tanto meno dello sforzo di gestire la vita personale insieme agli impegni lavorativi. Gli stand-up asincroni soddisfano molti requisiti per la forza lavoro moderna.

Dove gli Stand-Up Asincroni Brillano

1. Partecipazione Universale: I fusi orari diventano irrilevanti. Che tu stia partecipando da Tokyo o dal Texas, hai un posto uguale al tavolo virtuale.

2. Il Tuo Ritmo, Il Tuo Posto: Questi stand-up si adeguano alle tue regole, permettendoti di programmare gli aggiornamenti in base al tuo ritmo di lavoro, e non il contrario.

3. Efficienza: Addio a riunioni che si trascinano e interrompono il tuo stato di flusso. Gli stand-up asincroni sono brevi e al punto.

4. Progresso Documentato: Pensaci come un diario automatico degli aggiornamenti del team. Non serve cercare verbali o compilare rapporti; è tutto lì.

5. Qualità Piuttosto che Quantità: La possibilità di elaborare il tuo aggiornamento promuove una comunicazione chiara e concisa, anziché chiacchiere improvvisate e spesso incoerenti.

Tuttavia, fare affidamento esclusivamente sugli stand-up asincroni potrebbe non risolvere tutte le complessità della collaborazione in modo efficace.

Nell’attuale panorama, l’intelligenza artificiale è pronta ad integrarsi nel tuo sistema di comunicazione esistente in modo semplice. Può monitorare e comprendere con destrezza i tuoi progetti e obiettivi, catturando l’essenza delle decisioni e delle attività che li plasmano.

A differenza degli esseri umani, che lottano con l’incapacità di ricordare ogni dettaglio ed estrarre gli elementi pertinenti, l’intelligenza artificiale non ha queste limitazioni. La nostra memoria è finita, perdiamo di vista i nostri obiettivi e trascuriamo gli avvenimenti, tutto a causa dei limiti del tempo.

L’intelligenza artificiale, d’altra parte, opera al di fuori di questi vincoli, posizionandosi come un concorrente molto superiore nel riassumere in modo succinto gli eventi giornalieri o fornire approfondimenti su questioni in corso.

Come Gestire Correttamente gli Stand-Up Asincroni

Gli stand-up asincroni funzionano quando tutti sono sulla stessa pagina su come gestirli nella tua organizzazione. Assicurati sempre che tutti comprendano cosa ci si aspetta da loro e come affrontare gli stand-up asincroni.

  • Resta Coerente: Insisti su un formato chiaro che si concentri su compiti completati, lavoro in corso e eventuali ostacoli.
  • Segnala per il Follow-up: Asincrono non significa antisociale. Le questioni urgenti devono essere evidenziate per una risposta immediata. Una riunione virtuale può comunque avere luogo se necessario.
  • Contano gli Intervalli di Tempo: Stabilisci una finestra entro la quale tutti gli aggiornamenti e le risposte devono essere pubblicate per mantenere il momentum.
  • Percorsi Chiari per le Emergenze: Stabilisci una procedura per segnalare e affrontare tempestivamente le questioni urgenti.

Come Far Funzionare le Alternative di Intelligenza Artificiale

La memoria umana ha i suoi limiti. Siamo destinati a dimenticare, trascurare o farci sfuggire aggiornamenti cruciali. L’intelligenza artificiale non ha questi difetti.

Per ottenere il massimo da questo strumento, basta seguire alcuni fondamenti della collaborazione:

  • Dialogo Aperto: La trasparenza è fondamentale. Tenere la maggior parte delle discussioni in canali privati o messaggi diretti in genere non è consigliabile, a meno che non ci sia una ragione specifica come preoccupazioni sulla riservatezza o la protezione dei dati.
  • Usa i Tuoi Strumenti in Modo Efficace: Che si tratti di creare commit Git ben strutturati, mantenere aggiornati i tuoi board Jira o documentare meticolosamente i flussi di lavoro in Notion, promuovi il corretto utilizzo degli strumenti in tutto il team. La bellezza dell’intelligenza artificiale sta nella sua capacità di trarre conclusioni intelligenti dai dati che le vengono forniti.

Partecipando attivamente a una riunione di riepilogo asincrona potenziata dall’intelligenza artificiale, il tuo team ha la possibilità di ottenere significativi vantaggi. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono evidenziare le attività importanti e fornire risposte chiare a qualsiasi domanda sui progetti in corso.