Trasforma la noia in brillantezza 7 trucchi per migliorare la tua presentazione

Trasforma la monotonia in splendore 7 trucchi per migliorare la tua presentazione

Introduzione

Come dice HBr, “Mentre una buona presentazione ha dati, i dati da soli non garantiscono una buona presentazione”. Nell’era di PowerPoint e Canva, dove presentare informazioni è diventato più facile che mai, alzate la mano se non avete mai sentito un presentatore dire: “Potrebbe essere difficile vedere questo diagramma, ma illustra…” Cosa potrebbe essere peggio di una presentazione che fatica a trasmettere la sua essenza?

Ogni professionista sa quali sforzi significativi vengono fatti per migliorare e perfezionare i compiti. Ad esempio, come analista di dati, si lavora duramente per perfezionare l’analisi dei dati, rimanere aggiornati sulle tendenze tecnologiche e costruire modelli di apprendimento automatico. Tuttavia, una competenza essenziale spesso trascurata è la capacità di realizzare presentazioni coinvolgenti. Per visualizzare tutto il vostro duro lavoro e i vostri sforzi in modo chiaro ed efficiente al pubblico, dovete migliorare la vostra presentazione in modo tale da coinvolgere bene il pubblico e promuovere la presa di decisioni basata sulle informazioni.

Il Potere di una Presentazione Efficace

Una presentazione consiste nel rappresentare visualmente le informazioni attraverso grafici, tabelle, mappe e varie tecniche, migliorando la comprensione attraverso strumenti visivi. Questa rappresentazione grafica, chiamata visualizzazione dei dati, si basa su fattori come il formato, gli strumenti, i dati disponibili e la dimensione del dataset.

Quando si crea una presentazione, tenete presenti i fattori essenziali come il pubblico di riferimento, il contenuto chiaro, i grafici e le tabelle necessari, le informazioni facili da comprendere e le spiegazioni chiare. Il potere di una presentazione efficace non può essere sottovalutato, poiché mostra i vostri sforzi e vi aiuta a portare un cambiamento nella vostra organizzazione.

7 Consigli per Realizzare una Presentazione Coinvolgente

Ci sono diversi punti chiave da considerare durante la creazione di una presentazione efficace. Tuttavia, di seguito sono elencati sette consigli principali per migliorare la vostra presentazione e renderla coinvolgente:

1. Conoscere il Pubblico

Al posto di mettere l’accento esclusivamente sui risultati, dovreste dare priorità alla personalizzazione della vostra presentazione sul pubblico. Comprendere il loro background e ciò che cercano dai vostri risultati aiuta a strutturare la presentazione in modo efficace.

Questo approccio non esclude i dati; piuttosto, si tratta di presentarli in modo facilmente comprensibile e di supportare le discussioni o gli argomenti familiari al pubblico. Anche le presentazioni più eccezionali potrebbero fallire se il pubblico fatica a seguire il metodo dell’analista nel comunicare i risultati.

Potete migliorare la vostra presentazione prendendo in considerazione le seguenti domande prima di crearla:

  • Chi compone il pubblico di questa presentazione?
  • Quale livello di competenza tecnica possiedono nel vostro campo?
  • Quanto sono familiari con l’argomento trattato?
  • Quali interessi specifici, bisogni ed aspettative hanno?
  • In che stato mentale si trova il pubblico? Sono stanchi da incontri precedenti o da una conferenza prolungata?
  • L’ambiente è formale o informale?

Rispondendo a queste domande, otterrete chiarezza su quali informazioni devono essere sottolineate e su come i vostri dati possono essere al servizio della presentazione. Adattare il contenuto per adattarsi alla competenza del pubblico, definire gli obiettivi desiderati e considerare l’ambiente della presentazione porterà a una presentazione più incisiva.

2. Raccontare una Storia con i Dati

Nelle presentazioni aziendali, un approccio noto come Situazione-Complicazione-Risoluzione (SCR) agisce come una struttura organizzata e aiuta a migliorare la vostra presentazione. Questo metodo è stato reso popolare da Barbara Minto nel suo libro “The Pyramid Principle” durante il suo lavoro presso la McKinsey Consulting, fornendo una struttura efficace per costruire una storia aziendale convincente. La sua semplicità aiuta a promuovere risultati orientati all’azione, organizzare il contenuto e allinearsi alla Regola del Tre, un principio che spiegherò meglio.

  • Presentare informazioni factuali che descrivono lo stato attuale delle cose.
  • Identificare la necessità di azione derivata dalla valutazione della situazione.
  • Proporre o eseguire azioni concrete per affrontare e risolvere la complicazione identificata.

Nell’applicazione pratica, ulteriori dettagli verrebbero incorporati come sotto-elementi in ogni punto. L’uso dello SCR facilita lo sviluppo di una narrazione chiara e coinvolgente.

3. Semplificare Concetti Complessi

È naturale sentirsi entusiasti durante la preparazione di una presentazione, specialmente quando si è orgogliosi del proprio lavoro e si considera gran parte del contenuto significativo. Tuttavia, sovraccaricare il pubblico con informazioni può diminuire l’impatto dei nostri sforzi. L’essenza della comunicazione efficace dei risultati risiede nella semplicità della presentazione. Ecco alcuni suggerimenti per assicurare concisione e chiarezza nei vostri visivi:

Assicurati di avere chiarezza visiva evitando sovraccarichi di informazioni e immagini. Utilizza strategicamente i colori per accentuare diverse informazioni mantenendo uno stile di testo e colori coerente durante tutta la presentazione.

In termini di contenuti scritti, dai priorità all’inclusività, utilizzando un linguaggio accessibile pertinente al tuo pubblico. Metti in evidenza le parole chiave o le conclusioni importanti in grassetto o evidenziandole. Semplificare la tua presentazione aiuta il pubblico a comprendere il tuo argomento e i punti chiave. La complessità non è necessaria per trasmettere efficacemente il tuo messaggio.

4. Coinvolgi con gli elementi visivi

Considera la familiarità del tuo pubblico con gli strumenti di rappresentazione dei dati quando pianifichi di migliorare la tua presentazione attraverso la progettazione di elementi visivi. Utilizza grafici a torta per illustrare la suddivisione demografica, grafici a barre per l’analisi delle tendenze nel corso degli anni e diagrammi a flusso per collegare visivamente i componenti dei processi.

Ottare per questi formati familiari di rappresentazione dei dati migliorerà l’aspetto visivo della tua presentazione e garantirà una comunicazione efficace al tuo pubblico attraverso immagini facilmente comprensibili.

Riconosci la tua presentazione e chiediti:

  • I dati sono correttamente etichettati e annotati negli elementi visivi?
  • Ci sono titoli chiari, etichette degli assi, legende e unità di misura?
  • I colori utilizzati rendono le mie conclusioni più chiare?
  • Le slide non sono affollate e i dati sono presentati in modo impeccabile?
  • Tutti gli elementi visivi sono presentati con l’obiettivo di comunicare una conclusione specifica al mio pubblico?

Chiederti queste domande renderà la tua presentazione più forte e aiuterà il tuo pubblico a comprendere chiaramente la tua proposta basata sui dati.

5. La pratica rende perfetti

Ogni volta che realizzi una presentazione basata sui dati, cerca di apportare piccoli miglioramenti ogni volta che possibile. Inoltre, prendi spunto su come rendere la tua presentazione più attraente, coinvolgente, informativa ed efficace. Con ogni presentazione che fai, migliorerai sempre di più la tua presentazione, perfezionandola e rendendola chiara.

6. Presentazioni interattive e coinvolgenti

Utilizza tecniche come gli attributi pre-attentivi per attirare l’attenzione sulle frasi o parole chiave oltre che sulle singole parole o numeri in una slide, migliorandone l’impatto. Gli attributi pre-attentivi includono l’utilizzo di corsivo, grassetto, colori o dimensioni diverse per far risaltare determinati elementi, catturando l’attenzione del pubblico nel primo istante. Un aspetto fondamentale della tua presentazione consiste nel giustificare al pubblico perché dovrebbe interessarsi.

Integrare esempi concreti permette al tuo pubblico di comprendere, empatizzare e collegare l’importanza del tuo lavoro alla loro esperienza quotidiana. Incorporare casi di studio o esempi che li coinvolgano agevola l’interazione ed instaura un collegamento pratico tra i dati della tua presentazione ed le loro esperienze di vita.

Migliora la tua presentazione considerando il pubblico:

  • Per le presentazioni all’azienda, allinea i tuoi contenuti ai loro valori e mission, mettendo in evidenza come la tua proposta beneficia la loro organizzazione specifica.
  • Quando presenti a colleghi, enfatizza le connessioni tra il tuo lavoro ed il loro. Prendi in considerazione di discutere con loro in anticipo per evidenziare al meglio queste connessioni durante la tua presentazione.

Quando ti rivolgi a un pubblico più ampio, mantieniti aggiornato su argomenti più ampi, tendenze dell’industria e eventi attuali che si intersecano con il tuo lavoro. Integra questi esempi nella tua presentazione per sottolineare la rilevanza del tuo lavoro.

Il tuo obiettivo è colmare il divario tra il tuo lavoro e gli interessi del pubblico. Coinvolgili collegando i tuoi contenuti al loro lavoro o alla loro vita quotidiana, poiché trovare questa connessione spesso rappresenta un passaggio importante verso il coinvolgimento del pubblico.

7. Utilizza strumenti tecnologici

L’integrazione della tecnologia può migliorare l’interattività e l’coinvolgimento della tua presentazione. Utilizza strumenti per la condivisione di risorse, la conduzione di sondaggi, la raccolta di feedback e la facilitazione dell’interazione. Piattaforme come Mentimeter, Google Forms o Kahoot consentono di mostrare quiz interattivi, nuvole di parole o sondaggi. La comunicazione attraverso i social media, e-mail o chat prima, durante o dopo la presentazione contribuisce anche all’coinvolgimento.

Tuttavia, è importante essere consapevoli delle sfide potenziali e delle distrazioni che la tecnologia può presentare. Evita di fare più cose contemporaneamente, come controllare il telefono o leggere direttamente dalle slide durante la presentazione. Monitora attivamente le interazioni online, rispondendo prontamente a problemi tecnici o domande del pubblico per mantenere un’esperienza senza intoppi.

Conclusione

Presentare efficacemente i tuoi dati è fondamentale per comunicare le conclusioni ai colleghi, ai clienti o agli investitori potenziali. Nonostante possieda forti competenze tecniche, la mancanza di abilità nel presentare queste conclusioni all’audience interessata potrebbe compromettere i tuoi sforzi. Una presentazione ben strutturata non solo trasmette fiducia nelle tue conclusioni, ma riflette anche orgoglio nel lavoro svolto!