6 Modi in cui i Project Manager possono utilizzare l’Intelligenza Artificiale per migliorare l’efficienza

6 Modi per i Project Manager utilizzare l'Intelligenza Artificiale per migliorare l'efficienza

Se sei stato un capo squadra o hai gestito progetti in passato, potresti capire come la gestione dei progetti sia una scienza. Dalle competenze comunicative agli strumenti tecnologici, è uno di quei settori che richiede un’ampia gamma di strumenti per avere successo. Ora, con la rapida crescita dell’IA, ci sono modi interessanti in cui la gestione dei progetti può essere potenziata. L’automazione, l’analisi/previsione dei dati, la gestione delle risorse e altro possono beneficiare dell’IA. Ecco perché l’IA e l’IA generativa non sono solo per i programmatori o gli sviluppatori, poiché l’IA può migliorare la maggior parte dei lavoratori.

Quindi vediamo come i project manager possono ottenere significativi vantaggi dall’uso dell’IA.

Analisi dei dati e previsione

Credi o meno, come project manager, sei bombardato da un flusso costante di dati in continua crescita. A seconda della quantità e/o scala dei tuoi progetti, tutte queste informazioni potrebbero essere cruciali per garantire che i compiti vengano eseguiti e che tutto rimanga in corso. Ma anche per i project manager più esperti, la quantità di informazioni e punti dati può essere travolgente. Ed è qui che entra in gioco l’IA.

• Sessioni imperdibili annunciate per il Summit gratuito di Intelligenza Artificiale Generativa il 20 luglio
• Annunciando il nuovo tutorial di Microsoft Azure su Deep Learning e NLP
• Come addestrare un nuovo modello di lingua da zero utilizzando Transformers e Tokenizers

Non solo l’IA può analizzare i dati relativi al tuo progetto e fornire importanti informazioni, ma a causa della sua natura, l’IA può attivare avvisi o aiutarti a individuare modelli che potrebbero indicare un problema più grande. Questo può essere fatto con strumenti semplici come i pivot table di Excel, Google Data Studio o altre strumenti di visualizzazione come PowerBI. Tenere traccia del tempo, delle risorse e di altri importanti KPI può aiutare i project manager a pianificare correttamente i loro progetti, individuare un possibile collo di bottiglia o assicurarsi che i costi siano tenuti sotto controllo.

Ci sono anche strumenti di previsione temporale integrati in piattaforme popolari come Monday.com, Asana e Trello che utilizzano algoritmi di apprendimento automatico per generare informazioni sul progetto che possono anche prevedere per il project manager.

Automazione ed efficienza

Credi o meno, l’automazione e l’efficienza sono due aree in cui l’IA può davvero migliorare la vita di un project manager. Parliamo prima di automazione. Se sei un project manager esperto, soprattutto nel campo del software, sai che ci sono molti compiti ripetitivi e noiosi che non sono troppo difficili ma che richiedono tempo. Ma con l’IA, puoi impostare alcune regole specifiche e consentire al software di assegnare automaticamente compiti, inserire dati, inviare promemoria e aggiornamenti sullo stato dei progetti. Questo funziona particolarmente bene se le tappe sono ben definite e possono essere collegate a questi sistemi di IA.

I project manager si liberano dalla necessità di scrivere nuovi compiti e inviare promemorie, e tutto può essere fatto con l’aiuto dell’IA. Invece, è possibile creare un set di regole e trigger da attivare in base a fattori predefiniti, risparmiando molte ore nella scrittura manuale di email, compiti, ecc. Tutto ciò consente al project manager di concentrarsi sulle aree problematiche e anticipare i problemi prima che diventino un problema.

Nel complesso, l’utilizzo di strumenti come Jira, Monday.com, Zapier e altri consente ai project manager di alleggerire questi compiti in modo da poter concentrare la loro attenzione dove è necessaria.

Gestione dei rischi

Per molti project manager di livello medio-alto, la gestione dei rischi è un componente critico del loro lavoro. Sapere quando e perché agire è importante, ma spesso identificare e gestire i rischi in modo efficace può essere un’attività stressante e che richiede tempo. Ma qui l’IA tende a dare il meglio di sé. Questo perché l’IA è brava a individuare modelli, soprattutto se hai dati storici su cui lavorare.

Analizzando i dati storici dei progetti, questi strumenti alimentati dall’IA possono identificare rischi potenziali e individuare modelli che potrebbero trasformarsi in problemi in seguito durante il ciclo di vita del progetto. Anche se gli esseri umani sono bravi in ciò che fanno, non è raro che si trascurino modelli e punti dati chiari, soprattutto se i dati sono vasti. Ma con strumenti di IA come Active Risk Manager o LogicManager, i project manager possono fornire informazioni ai programmi per monitorare le metriche del progetto. Ciò consente loro di individuare anomalie e ricevere avvisi su potenziali problemi in modo da poter prendere provvedimenti preventivi anziché solo reattivi.

Gestione delle risorse

Per coloro che non fanno parte del mondo della gestione dei progetti, la gestione delle risorse è uno degli aspetti meno conosciuti del lavoro. Come sanno i project manager, essere in grado di gestire correttamente le risorse fornite dalle proprie organizzazioni è un fattore chiave del loro lavoro. Devono essere in grado di garantire che il capitale umano venga utilizzato in modo ottimale, tenendo conto di eventuali lacune nelle competenze e nelle squadre. Questo perché, se le risorse non vengono gestite bene, un project manager può trovarsi con un brutto collo di bottiglia o risorse utilizzate per compiti sbagliati.

Ma con strumenti di intelligenza artificiale come Teamdeck, Float e Microsoft Project, i project manager sono in grado di definire le risorse, monitorarne la disponibilità e gli incarichi, e ottimizzare l’allocazione delle risorse utilizzando algoritmi basati sull’intelligenza artificiale per garantire che i progetti siano in linea con le risorse richieste. Sebbene ci sia un po’ di automazione per quanto riguarda la gestione delle risorse, questi strumenti di intelligenza artificiale ottimizzano principalmente l’utilizzo delle risorse per garantire un carico di lavoro equilibrato per i team e infine, affinché il project manager possa prendere decisioni informate basate sull’allocazione e la pianificazione.

Comunicazione e collaborazione

Non c’è dubbio. Il lavoro remoto ha conquistato il mondo. E sebbene i settori tecnologici siano stati pionieri nel lavoro remoto, ci sono ancora sfide che i project manager devono affrontare per quanto riguarda i loro progetti e la mancanza di impostazioni centralizzate, specialmente considerando che è sempre più comune che i membri del team vivano in fusi orari diversi. Come ogni project manager sa, la comunicazione è fondamentale per garantire che i team possano collaborare in modo efficace. Se questo diventa un problema, interi progetti rischiano di trovarsi in pericolo perché i membri del team e i project manager non sono sulla stessa pagina.

Ma qui è dove può entrare in gioco l’intelligenza artificiale. Con strumenti alimentati dall’intelligenza artificiale, sta diventando sempre più facile comunicare attraverso continenti interi, ciò contribuisce a mantenere i team sparsi al vento sulla stessa pagina e a lavorare come una macchina ben oliata. Naturalmente, molti conoscono Zoom, Trello, Cisco Webex e Microsoft Teams. Ciò che molti potrebbero non sapere è che questi programmi sono dotati di miglioramenti basati sull’intelligenza artificiale.

Dalla trascrizione automatica delle riunioni alle informazioni sulle riunioni, ai lavagne condivise nello spazio di lavoro e altro ancora, questi programmi consentono una varietà di strumenti diversi disponibili per i team e i project manager in modo che possano ridurre il ritardo nelle comunicazioni tra i membri del team e persino tra gruppi all’interno dei team. È fondamentale ridurre al minimo i silos, quindi con strumenti di intelligenza artificiale come le suggerimenti intelligenti di Google, ai team vengono offerti più modi per rimanere a bordo e sui progetti.

Supporto alle decisioni

Simili alla gestione delle risorse e dei rischi, gli strumenti di supporto alle decisioni consentono ai project manager di utilizzare sia dati di progetto in tempo reale che storici per generare importanti informazioni che a loro volta forniscono raccomandazioni basate su ciò che viene alimentato all’intelligenza artificiale. Questi strumenti diventano molto utili quando un project manager si trova di fronte a una serie complessa di decisioni e ha bisogno di un po’ più di informazioni per prendere una decisione informata.

Strumenti come RapidMiner e Domo forniscono molti strumenti di business intelligence che consentono ai project manager di riunire tutti i dati che hanno a disposizione, esaminare anomalie, KPI, tendenze e, con algoritmi di intelligenza artificiale, capire ciò che stanno vedendo.

Conclusione

In generale, l’intelligenza artificiale può dare ai project manager un vantaggio insuperabile con analisi avanzate, automazione, gestione delle risorse, gestione dei rischi, comunicazioni e supporto alle decisioni. Tutte queste capacità consentono ai project manager di prendere decisioni migliori e informate, razionalizzare i processi, mitigare i rischi e alla fine consegnare progetti di successo tenendo conto dei loro team.

Ma c’è molto di più nel campo della gestione dei progetti e dell’intelligenza artificiale. Prima di tutto, il prossimo Generative AI Summit. Questo evento gratuito di un giorno può aiutarti a superare tutto il fumo, gli specchi e l’iperbole che circondano l’intelligenza artificiale generativa e vedere con i tuoi occhi come questa tecnologia possa davvero portare il meglio in termini di capacità.

Se sei interessato a ciò che le startup e le aziende stanno preparando nel campo dell’intelligenza artificiale e della gestione dei progetti, non vorrai perdere l’AI Expo presso l’ODSC West questo novembre. Incontra, socializza e stabilisci contatti con aziende che sono pioniere nell’intelligenza artificiale e che stanno gettando le basi per il futuro. Allora, cosa stai aspettando? Unisciti a noi all’AI Expo dell’ODSC West!